Organizacja konferencji w Warszawie

Każdorazowo zaczynamy planowanie takiego wydarzenia od ustalenia celów konferencji. Najważniejszym jest określenie co stanowi realny cel konferencji i jakich rezultatów oczekujemy po jej zakończeniu.

Rzetelnie przemyślane cele pomagają w całości opracowania harmonogramu konferencji, wyborze odpowiedniego miejsca, prelegentów, sesji dyskusyjnych. Bardzo ważne jest na co chcemy zwrócić szczególną uwagę np.: promocję nowych produktów, firmy, czy na aspekt edukacyjny lub networking zaproszonych uczestników.

Po ustaleniu celów spotkania konferencyjnego to czas na określenie kogo chcemy zaprosić.

Celnie określone założenia i zakres konferencji określi grupę docelową zapraszanych do udziału osób jakimi są osoby z branży, potencjalni i obecni klienci i tak ważni partnerzy biznesowi.

Wybór grupy docelowej uczestników pozwoli na dopasowanie rangi konferencji, a co z tym idzie wyboru miejsca z koniecznym wyposażeniem, przestrzenią , dekoracją i atrakcjami dodatkowymi

Cel i ranga planowanej konferencji stanowi kluczowy aspekt określenia budżetu i jego wysokości. Rozmach wydarzenia ilość osób, zaproszonych prelegentów definiuje konieczność poszukiwania odpowiednio dużej i przestronnej sali konferencyjnej.

Wielkość sali, wyposażenia razem z obsługą techniczną, zakresu usług gastronomicznych, noclegów, kosztu promocji spotkania, materiałów reklamowych, szkoleniowych czy też prezentów dla uczestników również należy uwzględnić w planie budżetowym organizacji konferencji

Kolejnym etapem planowania konferencji jest wybór daty, wskazany termin powinien być typowo biznesowym terminem eliminującym czas mniejszego zainteresowania jakim są ferie zimowe, bliskość dni świątecznych i innych okoliczności mających wpływ na wysoką frekwencję. Pierwszym dogodnym okresem jest marzec i nadchodząca wiosna która w każdym z nas budzi nowe siły i energię do działania. Lokalizacja, dogodność dojazdu wszystkimi środkami komunikacji ma również wpływ na frekwencje zaproszonych gości. Wybranie miejsce powinno posiadać odpowiedniej wielkości przestronną nowoczesną salę bankietowo- konferencyjną, restauracje i parking dla gości.

Agenda konferencji to nic innego jak szczegółowy plan przebiegu uwzględniający każdy etap. Powinna zawierać liczbę zaproszonych uczestników, godziny rejestracji, rozpoczęcia i zakończenia. Agenda musi określać każdy etap konferencji, czas projekcji prezentacji, ustawienia sali, wystąpień prelegentów, paneli dyskusyjnych, przerw kawowych, lunchu, kolacji, ewentualnych noclegów i śniadań.

Organizacja konferencji w Warszawie wymaga odpowiedniej wielkości sali konferencyjnej wraz z koniecznym wyposażeniem i obsługą. Przy większości konferencji kluczowe są możliwości multimedialnej sali konferencyjnej, jak nowoczesne projektory, nagłośnienie, klimatyzacja, szybkie łącze internetowe. Każdorazowo należy potwierdzić dostępność i jakość oferowanych udogodnień w wybranej lokalizacji. Należy rozważyć czy istnieje konieczność zapewnienia transmisji online dla uczestników ewentualnej konferencji hybrydowej. Połączenie stacjonarnej formuły i uczestnictwa online wymaga ustalenia technicznych parametrów transmisji danych, obsługi. Do rozważenia pozostaje kwestia utrwalenia całości przebiegu konferencji lub jej kluczowych momentów poprzez nagrania video lub zdjęcia do dalszej promocji np. w social media oraz YouTube.

Na miejsce organizacji najlepszym wyborem będzie hotel z salami konferencyjnymi, restauracją a la carte oraz zapewniający komfortowe pokoje. Hotel Witkowski Warsaw Airport w Warszawie zapewnia kompleksową obsługę każdej konferencji z cateringiem i obsługą. Ze strony hotelu zapewniamy koordynację całości procesu od wstępnej rezerwacji, wycenę po ustalenie wszystkich powyższych szczegółów. Dedykowany koordynator działu sprzedaży zadba o każdy szczegół Państwa konferencji. Kompleksowość obsługi działu sprzedaży i gastronomii od pierwszego kontaktu po sam koniec wydarzenia zapewnia pełny komfort przy planowaniu, przygotowaniu i realizacji wydarzenia dla organizatora.

Konferencje jako wydarzenie warto promować z odpowiednim wyprzedzeniem aby uzyskać jak największe zasięgi zainteresowania przekładające się na zainteresowanie samym wydarzeniem jak i promowanymi produktami, usługami. Celowana i dobrze zaplanowana kampania reklamowa zapewni większe zainteresowanie naszej grupy docelowej na której uczestnictwie tak bardzo nam zależy.  Do najbardziej popularnych nośników reklamowych zaliczamy dedykowaną stronę internetową, media społecznościowe w tym kanał YouTube, mailingi oraz aktywną promocję poprzez bezpośrednie kontakty z wybranymi potencjalnymi zainteresowanymi

Kompleksowa organizacja konferencji obejmuje nie tylko szczegółowe zaplanowanie i realizację wszystkich etapów wydarzenia, ale także dokładną analizę całości przebiegu po jego zakończeniu, aby ocenić jego sukces i zidentyfikować obszary do poprawy na przyszłość. Można to zrobić za pomocą ankiet dla uczestników oraz analizy zebranych ustnych opinii gości. Na podstawie tych informacji można przygotować raport podsumowujący, który będzie pomocny przy organizacji przyszłych wydarzeń.

Organizacja konferencji to złożony proces, który wymaga starannego planowania i koordynacji ze wszystkich stron.  Dzięki dobrze zaplanowanej konferencji zaproszeni uczestnicy, prelegenci  będą czuli się docenieni, co może znacząco wpłynąć na wizerunek organizatora i przełożyć się finalnie na założone cele sprzedażowe.

Hotel Witkowski Warsaw Airport z przyjemnością pomoże Ci zorganizować wydarzenie na najwyższym poziomie, zapewniając nowoczesne zaplecze techniczne, komfortowe zakwaterowanie i wykwintne menu dobrane specjalnie na tą okazję. Zarezerwuj termin swojej konferencji w Hotelu Witkowski Warsaw Airport i ciesz się profesjonalną obsługą oraz niezapomnianą atmosferą sukcesu organizacji konferencji.